Notariat to współcześnie organ strzegący bezpieczeństwa obrotu prawnego i jego zgodności z obowiązującym prawem. Notariaty europejskie różnią się między sobą sposobem funkcjonowania, rodzajem czynności dokonywanych przez notariuszy, a także zakresem odpowiedzialności. Jednak wszędzie notariat ma swoje znaczące miejsce w systemie organów prawa, ugruntowane przez wieloletnią, a w wielu państwach przez wielowiekowa tradycję. 

Organizacją, która zrzesza kraje o systemie notarialnym typu łacińskiego jest Międzynarodowa Unia Notariatu (MUNŁ). Obecnie członkami MUNŁ jest 77 notariatów z Europy, Ameryki, Afryki i Azji. Unia Notariatu Łacińskiego (obecnie Międzynarodowa Unia Notariatu) została założona 2 października 1948 r. w Buenos Aires w celu rozpowszechniania, koordynowania i rozwijania działalności notarialnej na świecie, a także dla zapewnienia ścisłej współpracy pomiędzy notariatami będącymi jej członkami. Jej siedzibą administracyjną jest Rzym.

Notariat polski należy do Międzynarodowej Unii Notariatu od 1992 roku. Oficjalne wstąpienie polskich notariuszy do tej organizacji nastąpiło w czasie XX Międzynarodowego Kongresu Notariatu Łacińskiego w Cartagenie de Indias w Kolumbii. 

Notariat wypracował przez stulecia zasady, które do dziś, chociaż ulegają transformacjom, uznawane są za niezbędne do prawidłowego funkcjonowania tej instytucji. Zalicza się do nich odgórnie regulowaną taksę notarialną, określony sposób nabywania uprawnień do wykonywania zawodu notariusza, wymóg formy notarialnej dla określonych czynności prawnych oraz numerus clausus.

1) Taksa notarialna

We wszystkich państwach należących do UINL, poza Holandią, taksa notarialna regulowana jest przez państwo. W niektórych krajach jest sztywna i istnieje jako reguła bez odstępstw, w innych dopuszczane są możliwości odstępstwa od zasady.

Obniżki wynagrodzenia nie są w ogóle dopuszczalne w takich państwach, jak Niemcy, Belgia, Grecja, Luksemburg, Szwajcaria, Słowacja i Czechy. W Niemczech taksa notarialna jest sztywna i regulowana odgórnie. Zależy od wartości przedmiotu sprawy i jest degresywna. Jakiekolwiek negocjacje na ten temat z klientami są niedopuszczalne, w żadnym wypadku taksa nie może być narzędziem konkurencji. Podobna sytuacja występuje w Belgii. Taksa notarialna jest tam sztywna, a jej obniżenie skutkuje wszczęciem wobec notariusza postępowania dyscyplinarnego. Nie może być też przedmiotem negocjacji z klientami w Luksemburgu i w Grecji. We Włoszech przepisy uwzględniają dla określonych czynności taksę minimalną i maksymalną. W tym zakresie jest ona obowiązkowa i nie może być przedmiotem konkurencji między notariuszami. W innych państwach, np. we Francji i Hiszpanii, czynności notarialne dzielą się na takie, co do których istnieje monopol notarialny, oraz na takie, co do których monopol taki nie ma zastosowania. Przy dokonywaniu tych pierwszych czynności taksa notarialna jest sztywna i nie może być przedmiotem negocjacji z klientami, zaś w pozostałych przypadkach może być negocjowana. Francuzi taksę notarialną pobieraną przy dokonywaniu czynności obligatoryjnych nazywają należnością, zaś przy czynnościach, gdzie taksa może być negocjowana – honorarium.

Należy nadmienić, że w ostatnich latach nie tylko w Polsce dyskutuje się o odpłatności informacji i porad udzielanych klientom kancelarii notarialnych. Obecnie informacje i porady notarialne są bezpłatne w Niemczech, w Hiszpanii, w Estonii, w Grecji i na Słowacji. Jedynie pierwsza informacja udzielana konkretnemu interesantowi jest bezpłatna w Austrii, w Belgii i w Słowenii, natomiast we Francji, we Włoszech, na Węgrzech, Litwie, Łotwie, w Holandii i w Czechach są one odpłatne.

2) Sposób nabywania uprawnień do wykonywania zawodu notariusza

System szkolenia oraz dostępu do zawodu w większości państw należących do UINL jest odmienny niż w Polsce. W zasadzie wszędzie konieczne jest ukończenie wyższych studiów prawniczych, natomiast nie wszędzie prowadzone są szkolenia odpowiadające polskiej aplikacji notarialnej.

We Francji, po ukończeniu studiów prawniczych i uzyskaniu tytułu odpowiadającego polskiemu tytułowi magistra prawa, kandydat musi odbyć szkolenie, mając do wyboru szkolenie uniwersyteckie lub poza uniwersyteckie w dziedzinie notarialnej. Studia notarialne trwają trzy lata i w tym czasie kandydat musi odbyć dwuletni staż w kancelarii. Po ukończeniu studiów notarialnych i odbyciu stosownego stażu, po zdaniu wielu egzaminów, w tym obronie pracy dyplomowej, osoba taka otrzymuje tytuł notariusza-asystenta. Jednak tylko nieliczni spośród nich zostają w konsekwencji notariuszami prowadzącymi własne kancelarie (z uwagi na obowiązująca zasadę numerus clausus). Przedstawiciele innych zawodów prawniczych mogą być rekrutowani na notariuszy tylko po zdaniu egzaminu kontrolującego ich wiedzę w tym zakresie i po odbyciu co najmniej rocznego stażu w kancelarii notarialnej.

W Niemczech i Austrii po ukończeniu prawniczych studiów uniwersyteckich nie przeprowadza się odrębnego szkolenia notarialnego, a każdy chcący wykonywać zawód stricte prawniczy musi odbyć aplikacją wspólną dla wszystkich zawodów prawniczych (organizowaną przez instytucję publiczną). Po roku, po złożeniu egzaminu, rozpoczyna się specjalizacja. Trwa ona od 3 do 6 lat w Niemczech i około 7 lat w Austrii. Ocena uzyskana z powyższego egzaminu, ocena na dyplomie uniwersyteckim oraz długość wykonywania działalności prawniczej są specjalnie punktowane i późniejszy nabór do konkretnego zawodu opiera się właśnie na systemie punktacji. 
W Hiszpanii, aby uzyskać tytuł notariusza kandydat musi zdać bardzo trudny egzamin państwowy, ogłaszany przez Ministra Sprawiedliwości w porozumieniu z Generalną Dyrekcją Rejestrów i Notariatu. Także tu zaliczenie egzaminu nie jest jednoznaczne z uzyskaniem miejsca do wykonywania zawodu. Po zdaniu egzaminu kandydat bierze udział w konkursie na obsadzenie wakatu kancelarii notarialnej, wygranie którego daje dopiero prawo do samodzielnej pracy w charakterze notariusza.

We Włoszech kandydaci na notariuszy muszą odbyć dwuletni staż w kancelarii notarialnej. Centralny egzamin notarialny jest organizowany raz na dwa lata w Rzymie. Uczestniczy w nim średnio około 3 000 osób na około 200 miejsc. Przedstawiciele innych zawodów prawniczych nie mogą bez zdania tego egzaminu i odbycia stażu zostać notariuszami. Sędziowie i niektórzy urzędnicy Ministerstwa Sprawiedliwości, aby móc przystąpić do egzaminu mogą mieć skrócony staż.

W Luksemburgu aplikacja notarialna, która obejmuje całkowite szkolenie z zakresu prawa luksemburskiego i co najmniej dwunastomiesięczny staż praktyczny w kancelarii notarialnej, kończy się egzaminem, po zdaniu którego otrzymuje się dyplom kandydata na notariusza. Jednak i w Luksemburgu obowiązuje zasada numerus clausus, więc zaliczenie tego egzaminu nie gwarantuje uzyskania prawa do powadzenia kancelarii. Przedstawiciele innych zawodów prawniczych, chcąc uzyskać prawo wykonywania zawodu notariusza, muszą najpierw uzyskać dyplom kandydata na notariusza.

W Czechach egzamin notarialny zdaje się po pięcioletniej praktyce (stażu) w kancelarii notarialnej. Przedstawicielom innych zawodów prawniczych Minister Sprawiedliwości może zaliczyć do pięcioletniego okresu takiej praktyki 2 lata wykonywania zawodu sędziego, prokuratora, adwokata, a także asesora sądowego lub prokuratorskiego. 

W niektórych państwach, podobnie jak w Polsce, notariuszem może zostać osoba wykonująca inny zawód prawniczy, tj. sędzia, prokurator, radca prawny czy adwokat po upływie określonego okresu wykonywania swego zawodu, np. na Węgrzech po 3 latach, w Grecji po 2, a w Rumunii po 5. 

We wszystkich państwach należących do UINL notariusz otrzymuje nominację na czas nieokreślony. Na ogół przepisy poszczególnych państw nie określają też minimalnego wieku, po ukończeniu którego można stać się notariuszem. Z uwagi jednak na ograniczenia, wynikające między innymi z zasady numerus clausus, w większości państw karierę zawodową w notariacie często rozpoczyna się znacznie później niż w Polsce. 

Są jednak państwa, w których przepisy przewidują minimalny wiek dla notariusza. Na przykład w Grecji, tak jak w Polsce, wynosi on 26 lat. W niemal wszystkich państwach jest natomiast przewidziany górny jego limit, do którego zawód ten można wykonywać. W Hiszpanii, w Grecji, w Niemczech, w Chorwacji i na Węgrzech wynosi 70 lat, w Holandii – 65, w Luksemburgu – 72, a w Belgii – 67, przy czym po ukończeniu 66 roku życia notariusz jest w przejściowym okresie przedemerytalnym, tak aby do ukończenia 67 lat mógł zakończyć wszelkie sprawy związane z likwidacją kancelarii. We Francji zawód notariusza wykonuje się dożywotnio, za wyjątkiem Alzacji – Mosele, gdzie górny limit wieku wynosi 70 lat. We Włoszech notariusz może pracować do ukończenia 75 roku życia.

Oczywiście przepisy żadnego z państw nie przewidują ograniczeń, jeżeli chodzi o płeć osób, które ten zawód wykonują. 

Omawiając zagadnienia dotyczące powołania i odwołania notariusza, należy zwrócić uwagę na organ, który w danym państwie mianuje go. Z reguły jest to Minister Sprawiedliwości, jak np. w Niemczech, Hiszpanii, we Francji, w Grecji, we Włoszech, na Węgrzech, w Rosji czy w Rumunii. W Belgii notariusza mianuje król, w Luksemburgu Wielki Książę Luksemburga, zaś w Szwajcarii Rada Państwa. Wszyscy, którzy rozpoczynają pracę, składają przysięgę. Często czynią to przed Ministrem Sprawiedliwości, jak w Estonii, Czechach czy Chorwacji albo często też przed Prezesem Sądu Apelacyjnego lub Okręgowego, jak w Niemczech, Belgii czy we Włoszech. Składając przysięgę, notariusz zobowiązuje się między innymi do zachowania tajemnicy zawodowej. Za naruszenie tego obowiązku podlega on odpowiedzialności. W Niemczech, w Hiszpanii, w Szwajcarii i na Słowacji za naruszenie tajemnicy zawodowej grozi odpowiedzialność karna.

Do niedawna niemal we wszystkich państwach należących do UINL warunkiem uzyskania nominacji było obywatelstwo danego kraju. Obecnie przymus ten nie dotyczy Portugalii, Chorwacji czy Hiszpanii. 

Uzyskując prawo wykonywania zawodu, notariusz w zależności od przepisów danego państwa rozpoczyna pracę bądź w spółce, bądź samodzielnie. Niemal wszędzie możliwe jest prowadzenie kancelarii w formie spółek, jednak mogą one przybierać w poszczególnych państwa różne formy i podlegać pewnym ograniczeniom. 

W Niemczech istnieją notariusze i notariusze-adwokaci. Ci pierwsi mogą zawiązywać spółki tylko z innymi notariuszami i tylko spółki dwuosobowe. Notariusze-adwokaci mogą zawiązywać spółki wieloosobowe, a ich wspólnikami mogą być przedstawiciele innych zawodów, zwłaszcza adwokaci, biegli księgowi, doradcy podatkowi. Mogą to być jedynie spółki osobowe. 

W Belgii notariusze mogą zawiązywać spółki w każdej formie, z wyjątkiem spółek akcyjnych i spółek komandytowych. Wspólnikiem może zostać asesor notarialny, który uzyskuje wówczas tytuł notariusza stowarzyszonego, z kompetencjami takimi jak notariusz. Wykluczone jest natomiast zawiązywanie spółek z przedstawicielami innych zawodów. W Holandii notariusze mogą tworzyć spółki również w formie spółek prawa handlowego, zwłaszcza spółek z o.o. i akcyjnych. Mogą je zawiązywać także z przedstawicielami innych zawodów.

W Hiszpanii i Estonii do zawiązania spółki wymagana jest zgoda właściwej izby notarialnej i może to być spotka utworzona tylko z innymi notariuszami. Z notariuszami, ale także pod pewnymi warunkami spółki z przedstawicielami innych zawodów mogą zawiązywać notariusze francuscy, nie mogą natomiast wchodzić w spółki z asesorami notarialnymi.

Dalej z ograniczeniami poszła Chorwacja, gdzie notariusz nie może nie tylko zawiązywać spółek z przedstawicielami innych zawodów, w tym prawniczych, lecz obowiązuje zakaz prowadzenia kancelarii w jednym lokalu np. z adwokatami, geodetami czy doradcami podatkowymi. W Grecji i Słowenii przepisy nie zezwalają notariuszom na zawiązywanie spółek, a do l stycznia 2005 r. zakaz taki istniał również na Węgrzech. 

Zasadą wynikającą z przepisów poszczególnych państw jest obligatoryjna przynależność do izb notarialnych i ponoszenia związanych z tym obowiązków, do których należy uczestniczenie w szkoleniach, a także uiszczanie składek członkowskich. 

W niektórych państwach w celu zapewnienia minimalnego wynagrodzenia notariuszom pracującym w małych miejscowościach i na terenach słabo rozwiniętych ekonomicznie, a co za tym idzie mniej zarabiającym, tworzy się kasy kompensacyjne. Istnieją one w Grecji, Niemczech, Hiszpanii i we Włoszech. Wprowadzenie takich rozwiązań ma zapobiegać migracji notariuszy z terenów rolniczych i słabo rozwiniętych do dużych miast; jest to wynik dbałości o zapewnienie dostępu do usług notarialnych wszystkim obywatelom. W wielu państwach część składek przeznaczanych jest na tego rodzaju kasy. Ponadto w niektórych, jak w Hiszpanii, składki uiszczane są także na fundusz nazywający się w dosłownym tłumaczeniu „wzajemnością notarialną". Jest to rodzaj ubezpieczenia kolegialnego, z którego środki przeznaczane są na leczenie i pomoc socjalną.

Notariusze francuscy opłacają składki na trzy organy samorządu notarialnego, tj. na szczebel krajowy, regionalny i departamentalny. 

We Włoszech składka jest procentowa i wpłaty dokonywane są na Narodową Kasę Notarialną. Środki z niej przeznaczane są zarówno na pomoc medyczną dla notariuszy czynnych, jak i będących na rencie lub emeryturze. Ponadto notariusze włoscy uiszczają składką na funkcjonowanie rady notarialnej.

Odnosząc się do zakazów obowiązujących notariuszy, należy podkreślić fakt, że osobista reklama jest zabroniona w Belgii, Hiszpanii, Estonii, Francji, Luksemburgu, na Węgrzech i we Włoszech. Mogą oni natomiast posiadać własne strony internetowe, w których oprócz wskazania danych kancelarii, adresu, numerów telefonów i poczty internetowej mogą podawać informacje o specjalizacji danej kancelarii (np. w Belgii).

3) Wymóg formy notarialnej dla określonych czynności prawnych

Na funkcjonowanie notariatu wpływa zakres i rodzaj czynności, dla których przepisy poszczególnych państw przewidują formę notarialną. 

Niemal we wszystkich państwach należących do UINL notariusze posiadają uprawnienia do sporządzania umów przeniesienia własności nieruchomości (poza Czechami), umów majątkowych małżeńskich (poza Litwą), poświadczenia dziedziczenia (poza Estonią, Polską i Portugalią), darowizn (poza Łotwą i Czechami) czy tworzenia spółek prawa handlowego (poza Łotwą). Przyznanie jednak kompetencji do sporządzania określonych czynności nie wszędzie oznacza wyłączność na jej dokonanie.

Różne są również skutki zawarcia umowy w formie innej niż forma aktu notarialnego, pomimo przewidzianego przez przepisy obowiązku zawarcia jej właśnie w tej formie. Na przykład w Niemczech przymus dokonania czynności w formie aktu notarialnego dotyczy przeniesienia własności nieruchomości, tworzenia spółek kapitałowych czy umów majątkowych małżeńskich. Niezachowanie formy aktu notarialnego powoduje nieważność czynności. Podobnie jest w Chorwacji czy Estonii. W niektórych zaś państwach niezachowanie takiej formy nie powoduje wprawdzie nieważności danej czynności, lecz jej brak nie pozwala na zarejestrowanie dokonanej czynności w księdze wieczystej lub w rejestrze handlowym (Hiszpania, Włochy).

4) Numerus clausus 

Numerus clausus w notariacie oznacza przyznanie określonym organom państwowym, najczęściej Ministrowi Sprawiedliwości, kompetencji do kształtowania liczby notariuszy czy też kancelarii notarialnych w danym państwie lub w poszczególnych jego regionach, ograniczając ją do pewnej maksymalnej wielkości, określanej według kryteriów przyjętych przez to państwo. Zasada ta nie obowiązuje w Polsce.
Kryteria te uwzględniają specyfikę poszczególnych regionów, np. rolniczych, uprzemysłowionych, o dużej bądź małej liczbie mieszkańców, wysoko lub słabo rozwiniętych. Tworzy się w tym celu tzw. mapę rozmieszczenia kancelarii, co daje gwarancję, że, z jednej strony, odbiorcy usług notarialnych będą mieli zapewniony do nich dostęp bez konieczności poszukiwania ich w odległych miejscowościach, zaś z drugiej strony, że notariusze będą mieli odbiorców swoich usług.

Przyjęcie zasady numerus clausus uzasadnia się tym, że państwo wyposaża notariusza w określone funkcje o charakterze publicznym poprzez nadanie mu przymiotu osoby zaufania publicznego, wyposażenie w pieczęć z godłem państwa czy też przez zobowiązanie, jako płatnika, do pobierania i odprowadzania danin publicznych. Powołując notariusza w ramach określonego przez przepisy prawa limitu, państwo ma możliwość kontroli prawidłowego realizowania przez niego zadań publicznych. Powyższe cechy powodują, że w określonych sytuacjach uzyskuje on status funkcjonariusza państwowego i jako taki podlega stosownej odpowiedzialności.

Dla notariusza natomiast istnienie zasady numerus clausus to pewne status quo, pewność wykonywania zawodu na poziomie właściwym dla pełnionej funkcji, w pewnym stopniu publicznej, jak również możliwość zatrudniania odpowiedniej liczby wykwalifikowanych pracowników i godziwe ich wynagradzanie.

Powyższe względy zadecydowały, że zasada numerus clausus istnieje w większości państw europejskich należących do Międzynarodowej Unii Notariatu. Stosują ją Niemcy, Austria, Francja, Belgia, Grecja, Włochy, Luksemburg, Hiszpania, Estonia, Czechy, Chorwacja, Węgry i Słowacja. Nie znalazła natomiast miejsca w polskim prawie o notariacie. Podkreślić jednak należy, że zasada ta nie oznacza zamknięcia dostępu do zawodu, lecz ma na celu stworzenie mechanizmów, które pozwalają na logiczne, zgodne ze społecznym zapotrzebowaniem rozmieszczenie kancelarii, a organom państwowym daje możliwość lepszej kontroli wykonywania tego zawodu.

W oparciu o nią zawód notariusza wykonuje: w Grecji 3200 osób, w Czechach 441, na Słowacji 281, w Estonii 79, w Chorwacji 296, we Francji 8122, w Hiszpanii 2852, w Belgii 1320, na Węgrzech 283, w Luksemburgu 36, we Włoszech 4766, w Austrii 463. W Niemczech zawód ten wykonuje 9355 osób, przy czym 7728 osób to notariusze – adwokaci, a 1627 osób to notariusze (notaires monoprofessionnels).

Mechanizmy działania zasady numerus clausus są różne w poszczególnych państwach. Ciekawe i bardzo odmienne od polskich rozwiązania przyjęto w Hiszpanii. Minister Sprawiedliwości wydaje tam rozporządzenie orozmieszczeniu kancelarii notarialnych raz na 10 lat. Zmiana nadzwyczajna może być dokonana po 5 latach od wydania rozporządzenia zasadniczego. Możliwe jest ponadto wydanie zmiany rozporządzenia zasadniczego w stosunku do pojedynczych miast lub miejscowości w ciągu 2 lat, nie częściej niż raz na 3 lata. W Hiszpanii istnieje ponadto właściwość terytorialna dla notariatu, co związane jest z faktem, że funkcjonują w tym państwie trzy kategorie notariuszy. Pierwszą z nich stanowią notariusze prowadzący kancelarie w miastach głównych, będących siedzibami prowincji, oraz w miastach liczących ponad 75 tysięcy mieszkańców. Kategoria druga to notariusze w miastach o liczbie mieszkańców od 18 000 do 75 000, zaś pozostali należą do trzeciej grupy.

Notariusze pierwszej kategorii to notariusze o najwyższych kwalifikacjach, którzy otrzymali najlepsze oceny z egzaminu zawodowego. W Hiszpanii każdy kandydat na notariusza musi zdać egzamin notarialny, nie ma natomiast możliwości przechodzenia z innego zawodu prawniczego do zawodu notariusza bez zdania takiego egzaminu. Zmiana grupy (kategorii) w obrębie zawodu notariusza jest uzależniona od spełnienia rygorystycznych kryteriów, na które składają się: wynik egzaminu, staż w zawodzie, a także publikacje z zakresu prawa o notariacie i dziedzin pokrewnych. Regułą jest, że notariusze rozpoczynający pracę otrzymują miejsce na otwarcie kancelarii w małych miejscowościach, często w regionach rolniczych i dopiero po kilku latach mogą zmienić kategorię w obrębie swego zawodu.

We Francji Minister Sprawiedliwości może tworzyć, likwidować i zmieniać siedziby kancelarii, biorąc pod uwagę kryteria ekonomiczne i liczbę mieszkańców. Kieruje się on opinią Komisji ds. lokalizacji kancelarii notarialnych, złożonej z przedstawicieli sądów i notariatu. Każdego roku we Francji powstaje i ulega rozwiązaniu około 30 kancelarii. 

Inny sposób rozmieszczenia kancelarii przyjęto w Belgii, gdzie liczba ich jest limitowana w zależności od liczby mieszkańców. W miejscowościach do 75 000 mieszkańców jeden notariusz przypada na 5 000 osób, w miastach od 75 000 do 150 000 mieszkańców jeden na 6 000, w miastach od 150 000 do 250 000 mieszkańców jeden na 7 000, zaś w większych jeden na 9 000.